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Certificação Digital – Entenda a importância

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Em meio a tanta tecnologia, o certificado digital para empresas é utilizado para que o ambiente corporativo possa acompanhar essa evolução.

Estar em dia com as leis e os tributos é um ótimo meio de evitar grandes problemas, especificamente no momento de declarar o seu Imposto de Renda. E, ainda mais, se for possível validar, por exemplo, uma nota fiscal, sendo que é possível confirmar a sua validade diante a justiça e ao fisco.

O Certificado Digital dos sócios (e-CPF pessoas físicas),tornou-se obrigatório a partir do dia 10 de dezembro pela JCDF – Junta Comercial do Distrito Federal e demais estados para o registro de empresas e alterações contratuais. 

Confira agora um pouco mais sobre a Certificação Digital. Vamos lá!

Certificado Digital – Como obter?

Para que você e/ou seu negócio obtenha um Certificado Digital é preciso procurar uma Autoridade de Registro (AR) que tenha credenciamento de uma Autoridade Certificadora (AC), que estão subordinadas ao ICP—Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas).

Assim, é possível escolher o modelo de Certificado Digital que é melhor para você ou para a sua empresa. O custo a ser pago muda de acordo com a certificadora e o tipo de certificado escolhido.

Certificado Digital – Quais os benefícios?

Um dos principais benefícios em obter o certificado digital é, sem dúvidas, a segurança. Assim que um documento empresarial é assinado por meio de um certificado digital, a empresa está dentro da lei. Dessa forma, o arquivo não tem riscos de ser adulterado, uma vez que ele fica bloqueado para edições.

A troca de dados é criptografada, de modo que faz com que seja extremamente mais difícil que terceiros acessem os documentos.

Além disso, o certificado digital passou a ser menos custosos e mais rápido, de maneira que perdeu a necessidade do uso do papel e de diversas outras etapas, como a de armazenamento, manuseio e deslocamentos para a o transporte de documentos.

Deste modo, ao obter a certificação digital, o empresário pode diminuir de forma relevante os custos.

Aos que possuem o certificado digital, por exemplo, podem fazer os downloads dos arquivos da declaração do Imposto de Renda para ajustes e inclusão de despesas e deduções. Além disso, podem retificar informações e acompanhar o processamento da declaração.

Ao mudar os processos físicos em digitais, quem utiliza deixa de desperdiçar inúmeros papéis na emissão de documentos, o que pode impactar de forma direta a redução de custos de sua empresa.

Deste modo, como o certificado digital possibilita a ausência de impressão, pois atribui a validade jurídica e não exige autenticação adicional além da digital, é possível utilizá-lo, principalmente em conjunto com outras mudanças de hábitos, para ajudar na recuperação do meio ambiente.

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Certificado Digital – Quais tipos de empresas podem ter?

O certificado digital, é obrigatório para diferentes tipos de empresa. Afinal como podemos perceber, seu uso é obrigatório para a emissão de notas fiscais.

Veja a seguir quais são os tipos de empresa, que precisam utilizar o certificado digital:  

Empresas com colaboradores

Por mais que não seja obrigatório em todos os casos, o uso do Certificado Digital é preciso para enviar as declarações exigidas pela Previdência Social e Caixa Econômica Federal com dados sobre os colaboradores.

Microempreendedor individual (MEI)

Mesmo que em alguns estados brasileiros a emissão de nota fiscal eletrônica não seja obrigatória para os microempreendedores individuais (MEI), quem é inscrito nesse modelo têm a opção de usar o Certificado Digital.

Empresas de lucro presumido

A utilização do Certificado Digital torna-se indispensável para empresas de lucro presumido, pois a maioria das declarações mensais e anuais exigidas pela Receita Federal somente podem ser realizadas com o uso do Certificado Digital.

Empresas que precisam emitir nota fiscal eletrônica

Mesmo que as empresas do Simples Nacional não sejam obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), essa opção é muito mais prática.

Além disso, o Ministério da Fazenda tem o foco de, aos poucos, instituir de forma integral a emissão eletrônica de documentos fiscais.

De modo geral, não há exatamente um tipo de certificado melhor que o outro, porém sim um que seja mais compatível com as suas necessidades e as do seu negócio. Para ter noção para lidar com isso da melhor forma, uma boa opção é recorrer aos profissionais da área.

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